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Ideenmanagement und Vorschlagswesen in Behörden (Teil 2)

Das Ideenmanagement ist nicht in einem zentralen Gesetz geregelt. Für Organisationen, die dem Betriebsverfassungsgesetz unterliegen, findet sich eine zentrale Regelung in § 87 Abs. 1 Nr. 12 BetrVG: „Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen: […] 12. Grundsätze über das betriebliche Vorschlagswesen“.

Für die Bundesverwaltung wurde 2010 die „Rahmenrichtlinie für das Ideenmanagement in der Bundesverwaltung“ erlassen, die einige Bereiche (z. B.: die Prämienberechnung) recht genau regelt, andere Bereiche (z. B. die Prozesse im Ideenmanagement selbst) nur grob umreißt.

Schließlich hat der Bundesrechnungshof 2016 die „Abschließende Mitteilung an das Bundesministerium des Innern über die Prüfung Ideenmanagement in der Bundesverwaltung“ veröffentlicht. Hier kommt der Bundesrechnungshof zur Erkenntnis: „Die Beteiligung am Ideenmanagement war mit durchschnittlich vier Ideen pro 100 Beschäftigten und Jahr sehr gering. Sie muss gesteigert werden, damit das Ideenmanagement ausreichend Wirkung entfalten kann, um die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns zu verbessern.“ (a. a. O., S. 4)

Ideenmanagement in Behörden

Die Befragung von Landmann et al. 2016 ergab als Median für die Beteiligungsquote 20%. Dieser Median ist also die typische Beteiligungsquote: Eine Hälfte der Befragten gibt 20% oder weniger als Beteiligungsquote an, die andere Hälfte der Befragten gibt 20% oder mehr als Beteiligungsquote an. Wenn alle Ideen der Bundesverwaltung von unterschiedlichen Beschäftigten eingereicht worden wären, dann wäre dies eine Beteiligungsquote von vier Prozent – in der Tat: Hier ist, häufig mit einfachen Mitteln, eine deutliche Steigerung möglich.

„Der Anteil der abgelehnten Ideen an den eingereichten Ideen [in der Bundesverwaltung] lag durchschnittlich bei 75 %.“ (Bundesrechnungshof 2016, S. 4) Auch hierzu liegen aus der Befragung von Landmann et al. 2016 aktuelle Vergleichswerte vor.

Ideenmanagement in Behörden

Hier liegt der Median der Realisierungsquote bei 45% und das erste Quartil über 20% - d. h. nur in etwa einem Viertel der befragten Organisationen werden so viele Verbesserungsvorschläge abgelehnt wie in der Bundesverwaltung.

Spezifisch für das Qualitätsmanagement in Behörden wurde das CAF – Common Assessment Framework aus dem EFQM-Modell heraus entwickelt. „Der wichtigste Grund warum sich Organisationen für den CAF und nicht ein anderes Qualitätsmanagementsystem entscheiden, ist die Einbeziehung der MitarbeiterInnen.“ (Tropper-Malz et al. 2015, S. 13). Hier sind nicht nur einmalige Workshops wichtig und notwendig. Die MitarbeiterInnen sollen grundsätzlich und nachhaltig einbezogen werden, was durch Ideenmanagement effektiv und in Übereinstimmung mit den Zielen des CAF möglich ist. Über 2000 Organisationen wenden das CAF-Modell an (Flatz 2013, S. 5).

Am 13. März 2018 halte ich gemeinsam mit Prof. Gottfried Richenhagen für den Behördenspiegel ein Seminar zum Thema "Ideenmanagement und Vorschlagswesen in Behörden". Programm

Literatur

Bundesrechnungshof 2016: Abschließende Mitteilung an das Bundesministerium des Innern über die Prüfung Ideenmanagement in der Bundesverwaltung

Flatz, Angelika 2013: Vorwort von Sektionschefin Mag.a Angelika Flatz. In: Kallinger, Michael / Prorok, Thomas / Tropper-Malz, Bernadette: CAF 2013. Verbesserung öffentlicher Organisationen durch Selbstbewertung mit dem Common Assessment Framework. Wien (Bundesministerin für Frauen und Öffentlichen Dienst im Bundeskanzleramt Österreich).

Landmann, Nils / Schat, Hans-Dieter (Hg.) 2016: Erfolgsfaktoren im Ideenmanagement. Studie 2016. Eschborn: HLP.