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Ideenmanagement und Vorschlagswesen in Behörden (Teil 1)

„Ideenmanagement und Behörde“ oder „Vorschlagswesen in einer Behörde“ – diese Kombinationen sind eher selten. Ideenmanagement und (Betriebliches) Vorschlagswesen stammen aus der Industrie, und für viele Menschen gehören sie immer noch dorthin.

Dabei ist bei Preisverleihungen im Ideenmanagement seit langem „Dienstleistungen und Verwaltungen“ eine feste Kategorie und auch der Bundesrechnungshof legt eine stärkere Nutzung des Ideenmanagements nahe, wie im zweiten Teil dieses Aufsatzes genauer dargestellt werden wird. Auf jeden Fall ist Ideenmanagement in Behörden also möglich, Ideenmanagement kann in Behörden erfolgreich gelebt werden.

Innovationen entstehen nicht nur in Stabsabteilungen oder in Forschungsinstituten. Auch ganz normale Beschäftigte entwickeln kleinere und auch größere Innovationen, die zumeist auf den Erfahrungen des Arbeitsalltags und gesundem Menschenverstand beruhen. Diese Innovationen integrieren häufig technische, organisatorische und an Personen ansetzende Neuerungen. Einen Schwerpunkt bildet die Prozessorganisation. Die Basis von derartigen Innovationen sind immer die Kenntnisse und Erfahrungen der Beschäftigten, die die konkreten Verwaltungsdienstleistungen erbringen. Häufig entstehen so Innovationen in kleinen Schritten: Eine Verbesserung wird entwickelt, ausprobiert und wenn sie sich bewährt, dann folgen weitere Schritte in dieser Richtung. Für diese Art, zu Innovationen zu gelangen, hat sich der Begriff „Ideenmanagement“ etabliert.

Die Grundansätze von Ideenmanagement lauten also:

1) Ideenmanagement nutzt die Erfahrungen und das Wissen aller Beschäftigten, um die Behörde voran zu bringen. Beschäftigte haben durch ihre Arbeit einen besonderen Einblick in die betrieblichen Prozesse.

2) Ideenmanagement fokussiert Prozesse, also die Erbringung von Dienstleistungen.

Die DIN ISO 9000-Normen und ihr Regelwerk sowie das CAF (Common Assessment Framework) und das dem CAF zugrundeliegende Business Excellence Modell der EFQM setzen ein Ideenmanagement voraus.

Ideenmanagement „umfasst die Generierung, Sammlung, Auswahl und Umsetzung von Ideen zur Verbesserung und Neuerung von Prozessen und Produkten. Nach neuerem Verständnis gehören zum Ideenmanagement das ‚Betriebliche Vorschlagswesen‘ (BVW) und der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP)“ (REFA-Institut 2016, S. 28). Qualitätszirkel, Gesundheitszirkel und andere verwandte Methoden können, müssen aber nicht in ein Ideenmanagement integriert sein.

Ideenmanagement ist in der Großindustrie ausnahmslos umgesetzt. Auch größere mittelständische Unternehmen setzen diesen Ansatz ein, laut Fraunhofer Institut für System- und Innovationsforschung nutzen etwa zwei Drittel dieser Unternehmen den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der eine spezifische Form des Ideenmanagements darstellt (Kirner et al. 2006). Bei der Verbreitung des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses unterscheiden sich Unternehmen je nach Betriebsgröße und nach Art der Produktion. Aktuelle repräsentative Daten liegen leider nicht vor, doch dürften die Größenordnungen sich nach wie vor wie in der folgenden Abbildung (a.a.O.) darstellen.

Verbreitung des KVP

Betriebliches Vorschlagswesen und Kontinuierlicher Verbesserungsprozess sind die bekanntesten Methoden, die Kreativität von allen Beschäftigten zu fördern. Sie bilden das Ideenmanagement.

Am 13. März 2018 halte ich gemeinsam mit Prof. Gottfried Richenhagen für den Behördenspiegel ein Seminar zum Thema "Ideenmanagement und Vorschlagswesen in Behörden". Programm

Literatur

Kirner, Eva / Armbruster, Heidi / Kinkel, Steffen 2006: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess – Baustein zur Prozessinnovation in KMU? Mitteilungen aus der ISI-Erhebung zur Modernisierung der Produktion Nummer 40, Dezember 2006